Het scherm is zo opgebouwd dat je aan de linkerkant de ontvangen (en onverwerkte) berichten ziet. Aan de rechterkant zie je de inhoud van het geselecteerde bericht (met bovenin de facturen en daaronder de details van de geselecteerde factuur). Onderin het scherm zie je de waarschuwingen\foutmeldingen voor het geselecteerde bericht of de geselecteerde factuur of factuurregel.
In het onderdeel berichten vind je de berichten die ontvangen zijn en nog niet verwerkt. Het is de bedoeling dat je al deze berichten verwerkt. Als berichten niet verwerkt kunnen worden dan kan je ze eventueel “verwijderen”. Hierbij worden ze niet echt verwijderd maar onverwerkt in de “verwerkte berichten” tabel gezet (ze zijn middels de berichtenapp weer terug te zetten in de “ontvangen berichten” tabel). Als je een bericht verwijderd zullen alle facturen die in het bericht stonden opnieuw aangeleverd moeten worden of je de facturen moeten handmatig worden ingeboekt. Een bericht kan alleen in zijn totaliteit slagen of mislukken. Het is dus niet mogelijk een deel van het bericht in te lezen.
Een bericht kan een aantal statussen hebben welke is af te lezen aan het status icoontje:
|
Ingelezen: Bericht is ingelezen (betekend dat bericht correct opgesteld was en dat het technisch te verwerken is). Dit zegt echter nog niks over of het bericht verwerkbaar is. |
|
Onleesbaar: Bericht is niet leesbaar. Dit betekend dat het bericht technisch niet in te lezen was. Meestal is dit het gevolg van een fout Berichttype of een onvolledig bestand. Bekijk de foutmelding van dit bericht om te achterhalen wat er is foutgegaan bij het inlezen. |
|
Waarschuwingen: Bericht kon niet verwerkt worden omdat er een waarschuwing is opgetreden. Dit kan meestal worden opgelost door of een werknr of bestelling aan de factuur te koppelen of om de factuur goed te keuren. |
|
Fouten: Bericht kon niet verwerkt worden omdat 1 of meedere facturen fouten bevatten. Dit betekend dat het bericht niet kan worden aangepast of goedgekeurd en zal meestal betekenen dat je het bericht moet verwijderen. |
|
Verwerkt: Bericht is succesvol verwerkt. |
Als je net in het verwerken scherm komt kunnen alleen de eerste 2 statussen voorkomen. Het systeem heeft alle berichten geopend en ingelezen maar nog niks is verwerkt. Vervolgens druk je onderin op de knop “verwerken” daarna krijgen de berichten de volgende 3 statussen. Als een bericht de status “onleesbaar” had dan wordt het ook niet verwerkt en blijft het de status “onleesbaar” houden.
Als een bericht niet kan worden verwerkt is het zaak om per factuur de status en waarschuwingen van de factuur te bekijken. Waarschuwingen kunnen meestal worden opgelost door de factuur goed te keuren. Soms is het nodig om de factuur handmatig aan een bestelling of werknr toe te wijzen.
In het venster facturen vind je de facturen in het geselecteerde bericht. Meestal bevat een bericht maar 1 factuur maar voor ICF berichten is het technisch mogelijk om meerdere facturen per ICF te verzenden. De facturen hebben in eerste instantie geen status. Als er op verwerken word geklikt en een bericht kon niet verwerkt worden dan kan aan de factuur status worden afgeleid wat er met de factuur aan de hand is.
 |
Waarschuwing: de factuur bevat 1 of meerdere waarschuwingen welke moeten worden opgelost dan wel goedgekeurd. |
 |
Ongeldig: de factuur kon niet worden verwerkt omdat de inhoud van het bericht ongeldig is. Zie de Fouten\waarschuwingen onderin het scherm om te zien wat de fouten zijn. |
 |
Fout: de factuur kon niet worden verwerkt omdat er een fout is opgetreden bij het opslaan van de factuur. Zie de Fouten\waarschuwingen onderin het scherm om te zien wat de fouten zijn. |
 |
Goedgekeurd: de gebruiker heeft de factuur goedgekeurd en heeft daarmee bevestigd dat hij de waarschuwingen voor deze factuur heeft gezien. De gebruiker kan een factuur alleen goedkeuren als er waarschuwingen zijn en er geen fouten zijn opgetreden (factuur heeft status Waarschuwingen). |
Dezelfde statussen kunnen ook bij de factuurregels worden teruggevonden.
Als een factuur de status "Waarschuwing" heeft dan is het zaak om goed te kijken welke meldingen er onderin het scherm voor die betreffende factuur\factuurregel zijn opgenomen. Sommige waarschuwingen vereisen dat men handmatig een bestelling of werknr aan de factuur koppeld, maar de meeste vereisen dat de gebruiker de factuur goedkeurd. Na goedkeuring kan nogmaals op verwerken worden geklikt en dan zal de factuur wel worden verwerkt. Zie Waarschuwingen en fouten voor een overzicht van de mogelijke waarschuwingen en fouten.